Diferencia entre proceso y procedimiento

La diferencia entre proceso y procedimiento radica en el ámbito en que cada uno consigue un resultado. Mientras que en un proceso es conseguir un fin más general donde participarán diferentes personas de diferentes áreas para conseguirlo, en un procedimiento el objetivo es más específico y lo puede conseguir una misma persona o área de una empresa. Otra diferencia es que un proceso puede seguir uno o más procedimientos. Los procedimientos son los pasos o actividades que sigue un proceso para obtener un resultado.

Para ejemplificar, consideremos el caso de una pizzería y su proceso de atención de pedidos. La ejecución de todas las actividades se denomina proceso, mientras que un procedimiento incluido es el de preparar la pizza. Cada tipo de pizza es preparada de manera diferente, por lo que el cocinero o chef sigue una receta específica como procedimiento para elaborarla.

Algunos ejemplos que muestran la diferencia entre proceso y procedimiento son:

• Proceso de compras: se refiere a la acción de comprar productos o servicios, incluyendo recibir y pagar. Dentro de este proceso se pueden encontrar fases o procedimientos como el registro de la requisición, solicitar cotizaciones, validar factura, entre otros.
• Proceso de reclutamiento y selección: contempla procedimientos como la requisición de personal, reclutamiento, selección y contratación.
• Proceso de marketing y ventas: consta de etapas como prospectar, calificar prospecto, realizar propuesta, negociación/manejo de objeciones y cierre.
• Proceso de facturación y cobranza: incluye fases como realizar factura, comprobar factura, pago y cierre de pedido.

Sabiendo todo esto, la diferencia entre proceso y procedimiento radica en el alcance y la especificidad de los objetivos, así como en la forma en que se siguen los pasos para obtener un resultado.

¿Qué es un proceso? Ejemplos

Un proceso es una secuencia de tareas concatenadas que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo o un fin específico. En el ámbito empresarial, la combinación de diversos procesos resulta en la entrega de productos o servicios al cliente. Estos procesos se dividen en diferentes categorías, como procesos estratégicos, operativos, de apoyo y de gestión.

En términos generales, los procesos operativos que son comunes a todas las empresas incluyen:

• Proceso comercial.
• Análisis de la solicitud o petición del cliente.
• Proceso de producción.
• Entrega del producto o servicio.
• Proceso postventa.

Estos procesos son fundamentales para la operación exitosa de una empresa, ya que están directamente relacionados con la generación de ingresos y la satisfacción del cliente.

A continuación, se presentan 15 ejemplos de procesos en diferentes sectores empresariales:

• Procesos de una empresa que se dedica a la obtención de zumos de naranja y su distribución.
• Procesos de una empresa que se dedica a la reparación de instalaciones y componentes electromecánicos.
• Procesos de una empresa que se dedica a la consultoría empresarial.
• Procesos de una empresa que se dedica a la auditoría de cuentas contables.
• Procesos de una empresa que se dedica a la administración de fincas.
• Procesos de una empresa que se dedica a la formación vial.
• Procesos de una empresa que se dedica a la formación profesional para el empleo.
• Procesos de una empresa que se dedica a la compra y venta de productos de alimentación.
• Procesos de una empresa que se dedica a la reclutación de recursos humanos.
• Procesos de una empresa que se dedica a la instalación de protección contra incendios.
• Procesos de una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas.
• Procesos de una empresa que se dedica a las artes gráficas (imprenta).
• Procesos de una empresa que se dedica a la realización de ensayos para materiales de construcción.
• Procesos de una empresa que se dedica al alojamiento de personas mayores en situación de dependencia.
• Procesos de una empresa que se dedica a la reparación de vehículos.

Estos ejemplos ilustran la diversidad de procesos que existen en las empresas y cómo cada sector tiene sus propios procesos específicos. Es fundamental comprender y optimizar estos procesos para garantizar la eficiencia y el éxito de una empresa en su campo de actividad.

Qué es un procedimiento: Ejemplos, definición y características

Un procedimiento es un conjunto de instrucciones detalladas y organizadas que se siguen para llevar a cabo una tarea o actividad específica. Su propósito es garantizar que cada paso necesario sea realizado de manera correctamente y en el orden adecuado. Un procedimiento puede ser aplicado en diversos contextos, como en el ámbito laboral, administrativo, médico, entre otros. Su objetivo es estandarizar y optimizar la manera en que se realiza una determinada tarea, evitando errores y garantizando la eficiencia en el proceso.

Qué es un procedimiento: Ejemplos, definición y características

Los procedimientos se caracterizan por tener las siguientes características:

• Están estructurados: Los procedimientos establecen un orden lógico de acciones a seguir. Cada paso tiene una secuencia definida que debe ser seguida rigurosamente.
• Son repetitivos: Los procedimientos se utilizan para llevar a cabo tareas que deben ser realizadas de forma recurrente, asegurando que se sigan los mismos pasos en cada ocasión.
• Son detallados: Los procedimientos deben ser específicos y detallados, de manera que se evite la ambigüedad y se garantice una correcta ejecución. Cada paso debe ser claro y comprensible, evitando confusiones.
• Son documentados: Los procedimientos suelen ser documentados por escrito, de modo que puedan ser consultados y seguidos por diferentes personas en diferentes momentos.

Algunos ejemplos de procedimientos pueden ser:

• Procedimiento para el registro de nuevos empleados: Incluye pasos como la verificación de la documentación requerida, la creación de una cuenta de usuario, la asignación de un puesto de trabajo y la firma de contratos.
• Procedimiento para la preparación de un informe: Incluye pasos como la recopilación de datos, el análisis de la información, la redacción del informe y su revisión antes de ser presentado.
• Procedimiento para realizar una reservación en un hotel: Incluye pasos como la búsqueda de disponibilidad, la selección de la habitación y fechas deseadas, el ingreso de los datos personales y el pago de la reserva.

Resumiendo, un procedimiento es una serie de instrucciones organizadas que se siguen para llevar a cabo una tarea específica. Su objetivo es garantizar la eficiencia y la correcta realización de la tarea en cuestión. Los procedimientos son caracterizados por su estructura, repetitividad, nivel de detalle y documentación. Con la ayuda de ejemplos concretos, se puede entender mejor cómo se aplican los procedimientos en diferentes situaciones y contextos.

Ejemplos de Procesos Comunes

En este artículo, exploraremos algunos ejemplos de procesos comunes que son fundamentales para el funcionamiento de una empresa. Estos procesos abarcan áreas como la administración, la gestión, la producción y el comercio, y son esenciales para lograr los objetivos y maximizar la eficiencia de una organización.

1. Proceso administrativo: Este proceso se refiere a una secuencia de etapas que tienen como objetivo asegurar que una empresa alcance sus metas y funcione de manera eficiente. Algunos ejemplos de procesos administrativos incluyen la facturación y cobro, la selección de personal y la adquisición de materia prima. A través de estos procesos, se busca organizar y coordinar los diferentes recursos de la empresa para lograr los resultados deseados.

2. Proceso de gestión: El proceso de gestión implica evaluar la calidad de las actividades realizadas en una empresa e identificar las áreas que necesitan ajustes para optimizar los resultados. Algunos ejemplos de procesos de gestión son la gestión de contratos y la gestión de talentos. Estos procesos permiten mejorar la eficacia y eficiencia de las operaciones de la empresa, a través del seguimiento y control de los recursos empleados.

3. Proceso productivo: Este tipo de proceso involucra una serie de operaciones que una empresa debe llevar a cabo para producir un bien o servicio. Algunos ejemplos de procesos productivos incluyen la fabricación de automóviles, desde la compra de piezas e insumos hasta la obtención del producto final, y la creación de software personalizado, que implica desde la adquisición de materiales hasta la adaptación y adecuación del producto. Estos procesos son esenciales para la entrega de productos y servicios de calidad a los clientes.

4. Proceso comercial: Este tipo de proceso se enfoca en la interacción entre los clientes y la empresa, con el objetivo de analizar las necesidades de los clientes y mejorar la competitividad en el mercado. Algunos ejemplos de procesos comerciales son el desarrollo y entrega de productos y la captación de nuevos clientes. Estos procesos son cruciales para establecer relaciones sólidas con los clientes y garantizar el éxito de la empresa en un entorno empresarial cada vez más competitivo.

Estos son solo algunos ejemplos de procesos comunes en una empresa. Cada uno de ellos cumple una función importante para garantizar el éxito y el crecimiento de una organización. Ahora que hemos explorado estos ejemplos, podemos comprender mejor la importancia de estos procesos y cómo contribuyen al funcionamiento de una empresa.

La relación entre proceso y procedimiento

La relación entre proceso y procedimiento es que ambos están relacionados con la realización de actividades para lograr un objetivo. Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se llevan a cabo para generar un resultado o producto. Por otro lado, un procedimiento es un método compuesto por pasos claros y objetivos que deben seguirse para completar una tarea.

La diferencia radica en que los procesos son actividades generales para lograr un objetivo, mientras que los procedimientos son pasos puntuales que se deben seguir para completar una tarea. Algunos procesos necesitan un procedimiento con etapas específicas para llevarse a cabo, mientras que otros procesos no requieren un procedimiento para cumplir el objetivo.

Etapas de un proceso: ejemplos

El proceso de desarrollo de productos consta de seis etapas necesarias para llevar un producto desde el concepto inicial hasta el lanzamiento al mercado. Estas etapas son:

1. Generación de ideas: En esta etapa, se busca generar una diversidad de ideas acerca del producto, basadas en las necesidades de los clientes, los precios y las investigaciones de mercado. Se deben tener en cuenta factores como el mercado objetivo, los productos existentes, la funcionalidad, el análisis DAFO y el método SCAMPER. La finalidad es explorar diferentes enfoques y conceptos para encontrar la idea más prometedora.

2. Definición del producto: Una vez que se han generado ideas, es necesario perfeccionar la estrategia del producto. En esta etapa, se definen detalles específicos como el análisis de negocios, la propuesta de valor, las métricas de éxito y la estrategia de marketing. Se busca establecer una visión clara del producto, identificar los beneficios y ventajas que ofrecerá a los clientes, así como definir cómo se posicionará en el mercado.

3. Elaboración del prototipo: En esta etapa, se lleva a cabo una investigación exhaustiva del producto y se crea un plan de negocios detallado. También se construye un prototipo del producto, que permitirá evaluar su funcionalidad y detectar posibles mejoras. Durante este proceso, se deben considerar aspectos como la investigación de riesgos del mercado y la estrategia de desarrollo, para asegurar que el producto cumpla con las expectativas y necesidades de los clientes.

Estas son las tres primeras etapas del proceso de desarrollo de productos. En las siguientes etapas, se llevará a cabo la producción, el lanzamiento y la posterior evaluación del producto. Cada etapa es crucial para garantizar el éxito y la aceptación del producto en el mercado.

Pasos de un Procedimiento: Ejemplos

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas que indican cómo deben ejecutarse ciertos procesos. Permite a las empresas guiar y administrar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener estándares de calidad y eficiencia. Algunas de las características particulares de estos documentos son:

• Estandarización de acciones: El objetivo principal de un manual de procedimientos es estandarizar las acciones que se deben llevar a cabo en un proceso. Debe ser un documento de consulta disponible para todos los involucrados en ese proceso, proporcionando lineamientos claros y definidos.
• Análisis comprensivo: El manual de procedimientos debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, ofreciendo soluciones a diversas situaciones y brindando información integral sobre la actividad a realizar. No puede ser solamente descriptivo, sino que debe ser prescriptivo, es decir, ofrecer lineamientos y no solo sugerencias de acción.
• Límites y responsabilidades: Es fundamental que el manual establezca los límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades en el seguimiento de los protocolos. Esto garantiza que cada persona involucrada en el proceso sepa qué se espera de ella y cuáles son las tareas y acciones que debe llevar a cabo.
• Adaptación a los conocimientos técnicos: Los manuales de procedimientos están escritos para quienes desempeñan sus funciones en la empresa, por lo que deben estar adaptados a sus conocimientos técnicos, lenguajes y niveles de comprensión analítica. De esta manera, se facilita la comprensión y aplicación de los procedimientos por parte de los colaboradores.

La estructura de un manual de procedimientos puede variar, pero algunos elementos básicos que debe contener son:

1. Título: Es crucial elegir un título que refleje de manera precisa los procesos que se van a redactar en el manual. Por ejemplo, “Manual de Procedimientos Comerciales” o “Manual de Procedimientos de Recursos Humanos”.
2. Objetivo del documento: En esta sección se debe proporcionar una visión integral de los procesos que se incluyen en el manual. Es significativo que los objetivos estén claramente definidos y sean comprensibles para todos los lectores.
3. Marco normativo: El manual debe mencionar las normas de la organización establecidas a través de sus valores, misión y visión para alinear el enfoque empresarial. Esto asegura que los procedimientos estén en línea con los objetivos y principios de la empresa.

Importancia de distinguir entre proceso y procedimiento

Es relevante distinguir entre proceso y procedimiento en una organización, ya que cada uno cumple una función específica y su diferenciación adecuada puede tener un impacto significativo en la eficiencia de la misma. Mientras que un proceso es una descripción general de una secuencia de pasos que se realizan para llevar a cabo una actividad, un procedimiento es una descripción detallada de cómo se ejecutan esos pasos, incluyendo quién los realiza, cómo, cuándo, qué documentos se utilizan, etc.

Al entender esta diferencia, los miembros de una organización tienen claridad sobre los pasos que deben seguir para alcanzar determinados objetivos. Imagina un proceso como un mapa general que muestra el camino a seguir, mientras que un procedimiento es el detalle de cada paso en ese camino. Sin una distinción adecuada, los colaboradores pueden perderse o realizar tareas de forma ineficiente, lo que puede afectar la productividad y el logro de metas.

Además, al documentar los procedimientos, se crea un recurso valioso para los miembros de la organización. Los procedimientos documentados pueden ser consultados por las personas que realizan las tareas, lo que les permite tener una guía precisa y detallada de cómo ejecutar cada paso. Esto evita confusiones, minimiza los errores y asegura una mayor uniformidad en las actividades. Además, si un colaborador no está disponible temporalmente, otro miembro puede consultar el procedimiento y realizar la tarea de manera correcta.

Aplicación de procesos y procedimientos en México:

En México, la Secretaría de la Función Pública, junto con las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y Gobernación, ha implementado una estrategia para reforzar el marco normativo interno. El objetivo de esta estrategia es reducir, estandarizar y simplificar las normas internas, así como homologar e incrementar la eficiencia de los procesos en toda la Administración Pública Federal.

Manuales Administrativos de Aplicación General

En 2010 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación los nueve Manuales Administrativos de Aplicación General, los cuales son revisados y/o actualizados anualmente. Estos manuales buscan mejorar la aplicabilidad de las disposiciones y procesos que contienen, así como promover la eliminación de normas mediante la inclusión de procesos que aún no están regulados en los propios manuales.

Acuerdo Presidencial

El Acuerdo Presidencial emitido el 10 de septiembre de 2010 tiene como objetivo eliminar las normas administrativas innecesarias y reemplazarlas por los 9 Manuales Administrativos de Aplicación General. Estos manuales homologan la operación de los procesos de adquisiciones, obra, recursos financieros, recursos humanos, recursos materiales, tecnologías de la información, transparencia, auditoría y control.

Beneficios de la implementación

La implementación de estos manuales y acuerdos ha traído beneficios significativos en México. Algunos de ellos son: agilizar y simplificar el pago a proveedores, utilizar los mismos formatos en todas las instituciones de gobierno, realizar transacciones electrónicas, ahorrar recursos públicos mediante licitaciones electrónicas y subastas en reversa, mejorar el combate a la corrupción a través de mejores auditorías, identificar fallos en la administración de manera oportuna y homologar formatos para hacer transparentes las licitaciones.