El outsourcing desempeña un papel estratégico en el crecimiento de las empresas modernas y es fundamental para afrontar los cambios en el mercado actual. ¿Por qué es crucial el outsourcing en los negocios? Porque permite a las empresas contar con estructuras organizacionales y de costos más flexibles y un sólido soporte especializado para sus nuevos negocios. Además, transforma la relación cliente-proveedor en una cooperación intensa y de alianza estratégica.
La implementación de nuevos negocios y tecnologías requiere respuestas inmediatas y sólidas, así como la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Por eso, el outsourcing ofrece una amplia gama de actividades como contabilidad, logística, personal y tecnología, que ayudan a las empresas a optimizar su eficiencia y contar con profesionales calificados, recursos tecnológicos modernos y las mejores prácticas y procesos de negocios. Asimismo, las empresas que utilizan servicios de outsourcing pueden ahorrar en costos internos de personal y otros conceptos.
Según estadísticas publicadas en revistas especializadas, en Estados Unidos, dos terceras partes de las 500 empresas consultadas recurren a servicios de outsourcing. El mercado mundial del outsourcing ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, pasando de US$150 mil millones en el año 2000 a una estimación de alcanzar los US$500 mil millones de dólares en el año 2005. Estos números reflejan claramente la importancia y la aceptación generalizada del outsourcing como una estrategia empresarial efectiva.
Es importante destacar que los beneficios del outsourcing van más allá de los ahorros en costos. Las empresas también obtienen una mejora en la calidad del servicio al contar con profesionales especializados en el outsourcing y pueden dedicar más recursos y energía al core business de sus negocios. Entre los síntomas de una empresa que requiere outsourcing se encuentran empresas recientemente formadas, empresas en proceso de fusión de negocios, empresas con operaciones en diferentes localidades geográficas o países, entre otros. Por lo tanto, los gerentes de empresas que consideren que sus cadenas de procedimientos son complicadas o requieran contar solo con una estructura interna dedicada al core business del negocio pueden beneficiarse significativamente del outsourcing.
Qué es el outsourcing y cómo funciona en México
El outsourcing, también conocido como subcontratación, es un modelo de contratación de servicios en el cual una empresa delega funciones y tareas a una empresa externa especializada. En México, este modelo se utiliza ampliamente en diferentes áreas, como atención al cliente, marketing, tecnología de la información, servicios de limpieza, seguridad, entre otros.
El objetivo principal del outsourcing es permitir a las empresas contar con personal y talento especializado sin tener que contratarlos directamente. De esta manera, las empresas pueden enfocarse en su actividad principal y dejar en manos de expertos la realización de tareas secundarias.
El proceso de outsourcing en México implica identificar las necesidades de la empresa, definir los servicios requeridos y buscar un proveedor externo que pueda satisfacer dichas necesidades. Una vez establecido el acuerdo, el proveedor externo se encarga de reclutar, contratar y gestionar al personal necesario para llevar a cabo las funciones contratadas.
Es crucial mencionar que, en abril de 2021, se aprobó una reforma en México que regula de manera más estricta el uso del outsourcing. Esta reforma prohíbe su uso para cubrir las necesidades de la actividad económica principal de las empresas contratadoras. Estas nuevas regulaciones buscan proteger los derechos laborales y evitar el abuso de esta práctica.
Ventajas y desventajas del outsourcing en México
El outsourcing en México ha generado un debate acerca de sus ventajas y desventajas en relación con los derechos laborales de las personas. El presidente Andrés Manuel López Obrador ha propuesto acabar con esta práctica y enviará una iniciativa en ese sentido. Según un estudio del Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO), la solución no es eliminar el outsourcing, sino establecer un mejor marco normativo y mecanismos de control para evitar malas prácticas.
El estudio del IMCO menciona algunas ventajas del outsourcing, como la especialización, la flexibilidad laboral, el acceso a mejor talento, la reducción de costos y la distribución de riesgos. Estas ventajas permiten a las empresas enfocarse en su actividad principal, adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y aprovechar el conocimiento y experiencia de profesionales altamente capacitados. Sin embargo, también se señalan desventajas como la informalidad laboral, la comercialización del servicio, las prácticas evasoras de impuestos y el subregistro de salarios.
Por un lado, la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales (ANTAD) considera que eliminar el outsourcing causaría pérdidas de empleo. Según ANTAD, las empresas que realizan malas prácticas de outsourcing no se declaran como tales y se constituyen como despachos, cooperativas o sindicatos. Por otro lado, en países como Estados Unidos se ha cuestionado el outsourcing debido a la falta de empleo y la desigualdad salarial que genera. En otros países como España, Canadá, Alemania, Reino Unido y Argentina, existen regulaciones diferentes para esta práctica, siendo completamente legal en algunos casos, pero con responsabilidades compartidas entre las empresas y los trabajadores.
Por qué utilizar el outsourcing en las empresas
El outsourcing en las empresas se utiliza por varias razones, ya que proporciona ventajas significativas. Veamos algunas de ellas:
1. Reducción de costos: El outsourcing permite ahorrar gastos asociados a la inversión en infraestructuras, tecnología y contratación de nuevos trabajadores para tareas que no son una función específica de la empresa. Al externalizar estas actividades, se evita incurrir en costos fijos y se convierten en gastos variables, lo que permite un mejor control y reducción de los costos totales de la empresa.
2. Focalización en la actividad principal: Al externalizar ciertas actividades, la empresa puede enfocarse en su negocio principal y evitar distracciones innecesarias. Al delegar estas tareas a proveedores externos especializados, se asegura que sean realizadas de manera eficiente y se liberan recursos y tiempo para concentrarse en las actividades fundamentales de la empresa.
3. Transformación de costos fijos en variables: Al contratar servicios a un proveedor externo, se establece un precio fijo, lo que permite obtener una previsión detallada del costo del servicio y reducir inversiones en infraestructuras y tecnología. Esto ayuda a convertir costos fijos en costos variables, lo que brinda flexibilidad a la empresa en términos de presupuesto y permite una mejor planificación financiera a mediano y largo plazo.
Reducción de costos:
- Focalización en la actividad principal
- Transformación de costos fijos en variables
- Reducción del riesgo
- Mejora de la calidad
- Aumento de la productividad
- Mejora de los procesos de innovación
- Mayor flexibilidad
- Acceso a las últimas tecnologías
- Aumento de la competitividad
Tipos de servicios que se pueden externalizar en México
La externalización de servicios se ha convertido en una práctica común en México, especialmente en el campo de las Tecnologías de la Información (TI) y el Business Process Outsourcing (BPO). Estos tipos de servicios permiten a las empresas delegar ciertos procesos a proveedores externos, lo que les brinda varios beneficios.
- Externalización de servicios TI: En este campo se pueden externalizar procesos relacionados con las TI y los sistemas de información corporativos. Esto incluye actividades como la manufacturación industrial, servicios de cafetería, procesos financieros y de marketing, así como apoyo legal, entre otros.
- Business Process Outsourcing (BPO): Esta modalidad se enfoca en la externalización de procesos de negocio que no son esenciales para el funcionamiento diario. Es una forma flexible de externalización que ayuda a desarrollar una relación cercana entre el cliente y el proveedor externo.
Un ejemplo de servicio de externalización de TI en México es el Servicio en Línea (SEL), el cual ofrece una solución integral para resolver incidentes relacionados con los equipos informáticos y de software de una empresa. También se ofrece el servicio de Outsourcing, que brinda asistencia técnica in situ para la gestión de tareas relacionadas con atención a usuarios, gestión de redes y administración de sistemas informáticos.
Estos servicios de externalización de TI ofrecen ventajas como el ahorro de costos, una gestión eficiente de activos y recursos, atención profesional a las necesidades tecnológicas, mejora continua en hardware y software, y optimización de infraestructura de redes y comunicaciones. Sin embargo, es clave contar con referencias positivas y casos de éxito para asegurarse de que el proveedor externo tenga la experiencia necesaria en el área.
Estadísticas y Cifras Relevantes sobre el Outsourcing en México
De acuerdo a la información proporcionada, aquí están las estadísticas y cifras relevantes sobre el outsourcing en México:
- Al final del año pasado, más de 5 millones de personas en México estaban empleadas bajo la modalidad de outsourcing, la cual regulaba todos los aspectos administrativos de su empleo, desde el pago de salarios hasta las licencias por enfermedad y vacaciones.
- Se estima que solo el 40% de las empresas en el sector del outsourcing pagan impuestos de acuerdo a la ley, lo que significa que aproximadamente el 60% evade impuestos de alguna forma.
- Se calcula que como máximo, solo el 10% de los trabajadores registrados bajo un esquema de outsourcing pagan la cantidad correcta de impuestos. El resto no lo hace porque están registrados con un salario menor al que realmente reciben. Esto tendrá un impacto en sus futuros beneficios de jubilación.
- La evasión de impuestos a través de esquemas de outsourcing alcanzó hasta 470 mil millones de pesos el año pasado, una cifra que algunos analistas consideran conservadora.
Estos datos fueron obtenidos de diversas fuentes como el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), Manpower Group México y la Asociación Mexicana de Capital Humano (Amech).
Riesgos del outsourcing en las empresas
El outsourcing en las empresas puede tener varios riesgos asociados. Es significativo conocer y entender estos riesgos antes de tomar la decisión de implementar un sistema de outsourcing en la organización.
- No alcanzar los objetivos marcados: Uno de los principales riesgos del outsourcing es no poder cumplir con los objetivos establecidos. Esto puede llevar a costos mayores de los esperados, calidad inferior a la acordada y la insatisfacción del personal interno de la empresa.
- Riesgo de pérdida de control del servicio y de conocimiento interno: Al externalizar un servicio, la empresa puede perder el control sobre el mismo y también corre el riesgo de perder el conocimiento interno relacionado con ese servicio. Esto puede ser perjudicial para la organización a largo plazo.
- Dependencia del proveedor: Al confiar en un proveedor externo, la empresa se vuelve dependiente de este. Esto puede causar problemas si el proveedor no cumple con sus responsabilidades o si decide finalizar el contrato de manera abrupta.
- Conflictos con el proveedor: La relación con el proveedor de outsourcing puede llevar a conflictos si no hay una comunicación clara y una gestión adecuada de las expectativas. Estos conflictos pueden afectar la calidad del servicio y la relación de la empresa con sus clientes.
- Conflictos internos: La implementación del outsourcing puede generar conflictos internos entre el personal de la empresa. Algunos empleados pueden sentir que su trabajo está en peligro o pueden resistirse al cambio. Estos conflictos pueden afectar el ambiente laboral y la eficiencia de la organización.
- Riesgo de elección del proveedor: Tomar una decisión equivocada al elegir al proveedor de outsourcing puede ser perjudicial para la empresa. Es relevante evaluar cuidadosamente las opciones y considerar la reputación, experiencia y confiabilidad del proveedor antes de tomar una decisión.
Estos riesgos son motivo de preocupación para las empresas que consideran trabajar con un sistema de outsourcing. Es esencial tener en cuenta que las empresas siempre enfrentan diferentes tipos de riesgos en su funcionamiento, pero al evaluar los riesgos específicos del outsourcing, las organizaciones pueden estar preparadas y tomar decisiones informadas sobre si este modelo es adecuado para ellas.
Cómo elegir un proveedor de outsourcing confiable en México
Al seleccionar un proveedor de outsourcing confiable en México, es importante considerar los siguientes aspectos clave:
- Registro ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS): Según la reforma laboral de abril de 2021, las empresas que ofrecen servicios especializados deben estar registradas ante la STPS. Este registro garantiza que el proveedor cumpla con los requisitos necesarios para ofrecer sus servicios de manera legal.
- Experiencia y reputación: Es fundamental elegir un proveedor con una amplia y reconocida trayectoria en ofrecer servicios especializados. Esto asegura que el proveedor sea confiable y capaz de cumplir con sus obligaciones laborales y fiscales. Si el proveedor no cumple con estas obligaciones, la empresa contratante puede ser considerada responsable y requerida para pagar las contribuciones correspondientes a las instituciones gubernamentales.
- Soluciones a medida: Busca un proveedor que pueda ofrecer soluciones personalizadas que se alineen con la estrategia de tu negocio. Deben ser capaces de brindar servicios especializados y actualizados en asuntos legales, fiscales y de compensación, asegurando tranquilidad en tus operaciones.
Tendencias actuales en el sector de outsourcing en México
La tendencia actual en el sector de outsourcing en México es la implementación de una reforma laboral que entró en vigor el 1 de septiembre de 2021. Esta reforma prohíbe la subcontratación de personal, lo que significa que ninguna empresa puede tener ahora sus propios empleados trabajando en beneficio de otra empresa con el mismo objeto social. Anteriormente, muchas empresas solían emplear a trabajadores que eran contratados por una empresa diferente. Sin embargo, como resultado de la reforma, estos trabajadores se han incorporado a las nóminas de las empresas para las que trabajan. Según datos del Instituto Mexicano del Seguro Social, antes de la reforma, alrededor de 5 millones de personas trabajaban bajo el esquema de subcontratación y a principios de agosto, la mitad de ellos ya habían pasado a ser empleados directamente por las empresas para las que trabajan. Este cambio es positivo para los trabajadores, ya que les proporciona beneficios como acceso a la seguridad social, participación en las utilidades, reconocimiento de la antigüedad, entre otros.
La reforma permite la subcontratación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social principal o de la actividad económica de una empresa. Sin embargo, las empresas que proporcionan estos servicios deben registrarse en el Registro de Prestadores de Servicios Especializados o de Obras Especializadas (REPSE), que es administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Para registrarse, estas empresas deben demostrar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social. El registro es público y las empresas deben renovar su registro cada tres años.
